Implementación del SG-SST para IPS SURGIFAST

Global Consulting Services Back Offices S.A.S. presenta a IPS SURGIFAST esta propuesta para diagnosticar, implementar y mantener su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. El servicio comprende tres etapas independientes: diagnóstico y evaluación inicial, cierre de brechas durante tres meses y mantenimiento mensual. Su ejecución se orientará a los procesos asistenciales, administrativos y de apoyo de la institución y a las personas que desarrollan actividades en sus instalaciones.

La experiencia de la consultoría comprende diseño, implementación, seguimiento, auditoría y mejora de sistemas de gestión bajo ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001, así como SG-SST, BASC, ISO 28000 y Planes Estratégicos de Seguridad Vial. Incluye también esquemas de sostenibilidad y trazabilidad RSPO e ISCC, y gestión de riesgos y cumplimiento en SARLAFT, SAGRILAFT y PTEE.

El proyecto será liderado por Viviana María López Bermúdez, Ingeniera Industrial y Especialista en Seguridad y Salud en el Trabajo, con más de diez años de experiencia en sistemas de gestión. Su intervención comprenderá la revisión de evidencias, estructuración de documentos, orientación de responsables, formación y seguimiento a las acciones. Antes del inicio se presentarán los soportes de formación, experiencia, licencia y capacitación exigibles para el servicio.

SURGIFAST S.A. se presenta en su sitio institucional como una IPS de Santa Marta que presta servicios ambulatorios de mediana complejidad especializados en ortopedia y traumatología. Publica servicios de cirugía de mano y miembro superior, artroscopia y cirugía reconstructiva y osteosíntesis asistida con intensificador de imagen. Su infraestructura publicada incluye consultorios, quirófanos, recuperación y central de esterilización. Estas referencias orientan la preparación del diagnóstico; las actividades y áreas efectivamente operativas se confirmarán con la IPS.

La información suministrada para esta oferta corresponde a una empresa clasificada en riesgo III, con 12 trabajadores fijos y 19 contratistas. La cobertura prevista es de 31 personas, conservando la distinción entre personal dependiente y contratistas para sus responsabilidades, afiliaciones y controles. El diagnóstico verificará el certificado de la ARL, los cargos, turnos, actividades contratadas y centros de trabajo incluidos.

La implementación deberá conectar la gestión documental con las condiciones reales de trabajo. Se prestará atención a la exposición a material biológico y cortopunzantes, limpieza y esterilización, manipulación de sustancias, posturas y movilización de pacientes, condiciones de seguridad, organización del trabajo y respuesta a emergencias. La exposición a radiaciones se evaluará donde se utilicen equipos que la generen, con intervención especializada cuando corresponda.

Fuentes institucionales de actividad e infraestructura consultadas el 13 de octubre de 2026 ↗

Portafolio de servicios publicado por SURGIFAST ↗

Infraestructura publicada por SURGIFAST ↗

La consultoría tendrá como base el Decreto 1072 de 2015, Libro 2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6, y la Resolución 0312 de 2019. Con la clasificación y la planta informadas, la evaluación de estándares mínimos partirá del artículo 9 de la Resolución, correspondiente al grupo de 11 a 50 trabajadores en riesgos I, II o III, con 21 estándares. La aplicación de este grupo se confirmará con la documentación de la IPS.

Los estándares mínimos se complementarán con la revisión de las obligaciones de gestión aplicables del Decreto 1072. La autoevaluación registrará los soportes revisados y justificará los ítems no aplicables conforme a la Resolución. La matriz legal incorporará las disposiciones vigentes pertinentes a los riesgos y actividades identificados.

El sistema cubrirá a trabajadores y contratistas. La programación de inducción, inspecciones y emergencias considerará sus actividades y horarios. Se establecerá una ruta para coordinar la prevención con los responsables de servicios contratados, la ARL y los prestadores especializados que requiera la IPS.

Resolución 0312 de 2019 artículo 9 y tabla de evaluación ↗

Decreto 1072 de 2015 compilación normativa del ICFES ↗

Objetivo general

Implementar y mantener el SG-SST de IPS SURGIFAST a partir de una evaluación documentada de su situación inicial, el cierre organizado de las brechas identificadas y el seguimiento a los controles de los riesgos laborales de sus trabajadores y contratistas, con base en el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019.

Objetivos específicos

• Establecer una línea base con evidencia por requisito evaluado, identificación de brechas y un plan de intervención que asigne prioridad, responsable, recurso y fecha a cada acción.
• Definir responsabilidades, objetivos, recursos y programación del SG-SST, articulando el trabajo de la dirección, líderes de proceso, COPASST, Comité de Convivencia Laboral y responsables de servicios contratados.
• Identificar y valorar los peligros por áreas, cargos y tareas, incluyendo las actividades de los 19 contratistas, y acordar controles de acuerdo con la exposición real y su prioridad.
• Desarrollar o actualizar los documentos necesarios y acompañar su aplicación durante los tres meses de cierre de brechas, conservando registros de capacitación, inspecciones, decisiones y seguimiento.
• Organizar la vigilancia de condiciones de trabajo y salud, la atención de eventos laborales, las emergencias y la coordinación con la ARL y prestadores especializados.
• Entregar al cierre una comparación entre la evaluación inicial y final, con acciones verificadas, pendientes y responsables, y sostener su seguimiento mediante el mantenimiento mensual.

La oferta se formula para la sede de SURGIFAST en Santa Marta y la población informada de 12 trabajadores fijos y 19 contratistas. Comprende los procesos asistenciales, administrativos y de apoyo que se desarrollen en esa sede, las actividades rutinarias y no rutinarias y las interacciones con proveedores y visitantes en materia de SST. La verificación inicial precisará áreas, turnos y tareas para programar el acompañamiento.

Componentes del sistema

• Organización y planificación: evaluación inicial, política, objetivos, responsabilidades, matriz legal, presupuesto de recursos, plan anual y control documental.
• Participación y formación: acompañamiento al COPASST y al Comité de Convivencia Laboral, inducción y reinducción, capacitación por riesgos y mecanismos de comunicación de condiciones inseguras.
• Prevención y control: matriz de peligros, inspecciones, seguimiento a mantenimiento, elementos de protección personal, medidas por tareas y coordinación de contratistas.
• Gestión de la salud y eventos laborales: perfil de la población, seguimiento a conceptos de aptitud y recomendaciones, programación de evaluaciones ocupacionales, registro y ruta de reporte e investigación de incidentes y accidentes.
• Emergencias, evaluación y mejora: análisis de amenazas y vulnerabilidad, plan de respuesta, organización de brigada, indicadores, programa de auditoría, revisión de la dirección y acciones de mejora.

Enfoque de riesgos para la IPS

Los peligros anteriores son líneas de revisión derivadas de la actividad publicada; la valoración se realizará en campo. El servicio desarrolla la gestión de SST y coordina sus interfaces con bioseguridad, mantenimiento y atención asistencial. Las decisiones clínicas y la habilitación de servicios permanecen a cargo de la IPS.

Duración: tres meses posteriores al diagnóstico. El plan de esta etapa se ajustará a las brechas identificadas y se ejecutará con participación de los responsables de SURGIFAST.

Mes 1 Organización y planificación

• Formalizar las responsabilidades del SG-SST y preparar para aprobación la política, objetivos, indicadores, recursos y plan anual de trabajo.
• Elaborar o actualizar la matriz legal, la matriz de peligros y la priorización de controles por áreas y tareas, incorporando trabajadores y contratistas.
• Organizar el listado maestro, control de versiones, formatos y archivo de evidencias. Aprovechar los documentos existentes que representen la operación.
• Verificar la conformación y funcionamiento del COPASST y del Comité de Convivencia Laboral y acompañar los ajustes y su programación.
• Definir el plan de formación, la inducción para personal y contratistas y los mecanismos de reporte de peligros y condiciones inseguras.

Mes 2 Aplicación de controles y formación

• Desarrollar con los responsables los controles priorizados de bioseguridad ocupacional, prevención de lesiones por cortopunzantes, manejo de químicos y tareas con exigencia física.
• Establecer criterios de selección, entrega, reposición y uso de EPP; realizar formación y revisar los registros de aplicación.
• Organizar el control de contratistas: verificación de requisitos, inducción, comunicación de peligros, coordinación de actividades e inspecciones.
• Estructurar el seguimiento a evaluaciones médicas ocupacionales y recomendaciones laborales con los conceptos emitidos por el prestador. La custodia de historias clínicas corresponde al prestador competente.
• Preparar o actualizar el plan de emergencias, analizar las necesidades de brigada y coordinar una actividad práctica o simulacro con los recursos disponibles y los responsables de la IPS.
• Aplicar listas de inspección y verificar acciones sobre instalaciones, equipos, mantenimiento y condiciones de trabajo. Coordinar apoyos técnicos con la ARL.

Mes 3 Verificación y cierre

• Revisar los registros generados y verificar las acciones ejecutadas, identificando su evidencia y los controles que necesitan ajustes.
• Consolidar el seguimiento de incidentes, accidentes, ausentismo, capacitación y ejecución del plan de trabajo con los datos aportados por la IPS.
• Definir la ruta de reporte e investigación de eventos laborales, responsables, formatos y seguimiento a acciones para su aplicación cuando ocurran.
• Preparar el programa de auditoría anual y los soportes para su ejecución. La auditoría independiente, cuando corresponda contratarla, se programará con SURGIFAST.
• Preparar las entradas y acompañar una revisión por la dirección, con decisiones, recursos requeridos y compromisos documentados.
• Actualizar la evaluación de estándares y entregar el balance final, la documentación consolidada y el plan de continuidad.

Entregables consolidados

• Política, objetivos, responsabilidades, matriz legal y plan anual con recursos y cronograma.
• Matriz de peligros por áreas y tareas, plan de controles y formatos de inspección y seguimiento.
• Documentos de participación de los comités; programa y registros de inducción y capacitación realizados.
• Esquema de gestión de contratistas, EPP, seguimiento ocupacional y tratamiento de eventos laborales.
• Plan de emergencias y registros del acompañamiento a brigada y actividad práctica programada.
• Fichas de indicadores, programa de auditoría y registro de revisión por la dirección.
• Autoevaluación final comparada, informe de implementación y matriz de acciones pendientes.

Se verificará cada acción mediante documentos aprobados y registros de aplicación. El informe distinguirá acciones cerradas, en ejecución y pendientes por recursos o intervención especializada. La entrega de documentos por sí sola no se considerará evidencia suficiente de implementación. Los pendientes tendrán responsable y fecha de seguimiento en el mantenimiento.

Se propone una modalidad mixta en Santa Marta, con revisión documental remota, visitas programadas y sesiones de trabajo con dirección, líderes y responsables asistenciales. Las actividades presenciales se coordinarán con la IPS para preservar la continuidad de la atención y facilitar la participación por turnos.

Cada documento se preparará con información de la institución y se someterá a revisión del responsable correspondiente. Después de su aprobación, se acompañará su aplicación y se revisarán los registros. La programación de formación incluirá al personal fijo y a los contratistas según sus tareas y disponibilidad.

Dedicación propuesta

El diagnóstico contempla una visita de reconocimiento y dos sesiones de apertura y resultados. Para el cierre de brechas se propone una visita mensual y dos sesiones virtuales de seguimiento al mes, además del trabajo de elaboración y revisión de documentos. El mantenimiento contempla una visita y dos sesiones virtuales al mes, con elaboración del informe y seguimiento documental. Las duraciones y fechas se precisarán en la aceptación y se organizarán en el plan de trabajo.

Seguimiento de resultados

La matriz de acciones registrará para cada brecha su requisito, prioridad, responsable, fecha y evidencia de cierre. Se medirán el avance del plan, cobertura de formación, ejecución de inspecciones y atención de acciones, con definición de fuentes y periodicidad. Los indicadores de accidentalidad y salud utilizarán los registros y denominadores de la IPS y se diferenciarán de los indicadores de ejecución de la consultoría.

Global Consulting Services

• Planificar el servicio y ejecutar las actividades y entregables aceptados, bajo el perfil profesional requerido.
• Desarrollar y ajustar documentos con los responsables, realizar formación y revisar las evidencias disponibles.
• Informar avances, dificultades, acciones urgentes y recursos requeridos; presentar un balance verificable de resultados.
• Coordinar los apoyos de la ARL y prestadores especializados sin sustituir sus intervenciones ni decisiones.

IPS SURGIFAST

• Designar un interlocutor y responsables de proceso; facilitar información, acceso y participación del personal y contratistas.
• Revisar y aprobar documentos, ejecutar controles y generar y conservar los registros correspondientes.
• Asignar recursos para exámenes, EPP, equipos, mantenimiento, adecuaciones y servicios especializados que requiera la prevención.
• Asegurar la participación de comités, brigada y responsables asistenciales; gestionar las afiliaciones y obligaciones de sus contratistas según corresponda.
• Mantener las decisiones del empleador, la atención inmediata de eventos y la responsabilidad sobre el funcionamiento del SG-SST.

Verificación y cierre de etapas

Los entregables se presentarán para revisión y se realizará una sesión de cierre con acta de resultados, observaciones y compromisos. La IPS consolidará sus observaciones para que se incorporen los ajustes correspondientes al alcance. Las demoras en información, aprobación, participación o recursos se registrarán y darán lugar a reprogramación acordada. La ejecución de las etapas posteriores requerirá su aceptación independiente.

Los siguientes valores corresponden a honorarios en pesos colombianos, antes de impuestos y retenciones en la fuente. Cada etapa tiene un valor independiente.

Los impuestos que correspondan se adicionarán a la facturación. Las retenciones en la fuente se aplicarán al pago según corresponda. El valor del diagnóstico se cobra por separado y no se descuenta de la implementación. La contratación del mantenimiento es independiente y sus pagos son mensuales.

Servicios y recursos no incluidos

Los honorarios incluyen la consultoría, elaboración y ajuste de documentos, visitas y sesiones propuestas en la sede de Santa Marta, formación prevista y seguimiento. Se cotizarán o contratarán por separado las evaluaciones médicas y pruebas complementarias, vacunación, evaluaciones psicosociales especializadas, mediciones de higiene, dosimetría y protección radiológica especializada, auditoría independiente, compra de EPP, equipos, señalización, mantenimiento, obras, software y licencias. El apoyo de la ARL se coordinará según su disponibilidad y cobertura.

Aceptación y vigencia de la oferta

Vigencia de la propuesta: 30 días calendario desde el 13 de octubre de 2026. El inicio de cada etapa se formalizará mediante aceptación escrita de alcance, entregables, valor, forma de pago, programación y responsabilidades, y el cumplimiento del anticipo cuando corresponda. Se propone un mes para el diagnóstico y tres meses adicionales para el cierre de brechas. La fecha de inicio y la duración del mantenimiento se acordarán entre las partes.

La base de cotización es una sede en Santa Marta, riesgo III y la población informada. Cualquier ampliación de sedes, servicios, dedicación o población que modifique materialmente el trabajo se revisará y acordará por escrito antes de ejecutarse.

Presenta: Viviana María López Bermúdez.
Global Consulting Services Back Offices S.A.S.
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